منظور از خدمات سانترال چیست؟
در شرکت‌های بزرگ و کوچک، داشتن یک شبکه تلفن موثر میتواند ابزاری اساسی در بهبود بهره‌وری سازمان و امنیت بین دفتری باشد. جامع‌ترین راهکار برای ارتباط با مشتریان، راه اندازی یک سیستم سانترال در شرکت است.
خدمات سانترالی که تحت کنترل خدمات فناوری قرار دارد، خدمات داخلی را به تمام ادارات شهر ارائه می‌دهد. سرویس‌های تلفنی، کارت‌های بازرگانی، خدمات چاپ متمرکز، لوازم اداری و خدمات اداره پست را میتوان توسط این بخش اداره کرد.
سانترال چیست؟
سیستم تبادل مرکزی یا سانترال، یک سیستم تلفنی متمرکز است که دارای امکاناتی مانند تماس کنفرانسی سه طرفه، انتقال تماس، شناسه تماس گیرنده و پیام صوتی است. خطوط تلفن در سیستم سانترال همان خطوط تلفن معمولی است ولی به جای اینکه به گوشی‌های خاصی در داخل شرکت محدود شوند، در سطح شرکت وجود دارند. سیستم‌های سانترال توسط شرکت‌های تلفنی به عنوان یک سرویس پولی کار می‌کنند و نسبت به نصب و مدیریت صرافی شعبه خصوصی یا PBX به صرفه‌ترند.
خدمات سانترال شرکت‌ها را قادر میسازد تا با آسان‌ترین راهکارها، پیچیدگی‌های پشتیبانی محصولات پس از فروش و زنجیره تامین خدمات فناوری اطلاعات خود را به راحتی مدیریت کنند. همچنین با استفاده از یک روش استفاده از منابع هر یک از عناصر زنجیره تامین را از مدیریت تماس گرفته تا مدیریت سهام، خدمات میدانی، تدارکات، تعمیرات و .. را طراحی می‌کند.
سیستم سانترال این امکان را می‌دهد که تماس‌های ورودی بدون کمک اپراتور مستقیماً پاسخ داده شود. تجهیزات سانترال در محل دفتر مرکزی شرکت تلفن محلی واقع شده و هر تلفنی که توسط سیستم سانترال ارائه میشود مستقیماً به مرکز تعویض شرکت تلفن متصل است.
سیستم‌های سانترال مدرن در مقابل سیستم‌های سانترال سنتی
سیستم‌های سانترال سنتی در خطوط تلفن اصلی مانند خدمات تلفن خانه کار می‌کنند و از سایت مشتری به محل شرکت تلفن منتهی میشود و از تجهیزات سوئیچینگ، اتصال و هدایت تماس با شرکت مشتری پشتیبانی می‌کند.
با ظهور رایانش ابری، برخی از سیستم‌های سانترال مانند سیستم‌های ارائه شده توسط Verizon از خدمات تلفن همراه مبتنی بر ابر به جای سیستم‌های سنتی متصل به سیم استفاده می‌کنند. در سانترال‌های مدرن اطلاعات و تماس‌ها به صورت بی‌سیم به رایانه‌های Verizon منتقل می‌شوند و در آنجا به صورت دیجیتالی ذخیره و مدیریت می‌گردند.
سانترال چگونه کار می کند؟
یک سیستم سانترال تقریباً همانند سیستم PBX داخلی کار می‌کند زیرا از همان قابلیت برخوردار است. تفاوت اصلی‌شان این است که PBX به جای اینکه در محل شرکت مشتری باشد، در مرکز اپراتور سانترال قرار دارد.
به طور مشخص، یک شرکت مشترک برای برنامه ریزی با یک اپراتور سانترال، مجموعه خاصی از خطوط تلفن را با توجه به تعداد کاربران خود دریافت می‌کند. اپراتور سیستم تلفن را از طریق روتر DSL به شبکه خود متصل می‌کند، به طوری که پایانه‌های IP شرکت نیز به آن متصل باشند. با استفاده از یک رابط وب قابل تنظیم، میتوان به راحتی راه اندازی یک سیستم تلفنی متمرکز را انجام داد.
به طور کلی، برنامه‌های سانترال شامل خدمات تلفنی و اتصال به اینترنت هستند. در نتیجه، شرکت‌هایی که سایت‌های متعدد دارند می‌توانند شبکه IT خود را بهینه کنند و با اجرای راه حل سانترال هزینه‌های زیرساخت خود را کاهش دهند.
امکانات سیستم سانترال
اگرچه برنامه‌های سانترال ممکن است از یک اپراتور به اپراتور دیگر متفاوت باشد، اما اغلب آنها در این ویژگی‌ها مشترک هستند:
- برقراری تماس‌های کنفرانسی یا چند نفره
- برقراری تماس در حالت تعلیق
- قابلیت انتظار چندین نفر پشت هرخط
- کم شدن هزینه‌ی خطوط مخابرات
- انتقال پیام صوتی
- منشی تلفن
- هویت تماس گیرنده
- شماره گیری کوتاه شده (شماره گیری سریع)
- پاسخ صوتی تعاملی (تلفن گویا)
- شماره گیری مستقیم (DDI)
- مسیریابی (LCR)
- پیام رسانی یکپارچه (تماس ، نمابر ، ایمیل)
- همگرایی با تلفن همراه ثابت (تماس با یک شماره تلفن به تلفن ثابت یا تلفن هوشمند)
- صفحه پرونده مشتری
- ادغام با CRM / ابزارهای تجاری
مزایا و معایب سرویس سانترال
مزایا:
کاهش هزینه‌های نصب
سانترال به لطف برون سپاری نیاز به هرگونه سرمایه گذاری اولیه را از بین می‌برد و به عنوان یک راه حل کلیدی برای مشاغل عمل می‌کند. به غیر از تلفن‌های نرم افزاری (تلفن‌های متصل به شبکه IT)، هیچ تجهیزات خاصی نباید در محل سرویس گیرنده نصب شود. مراحل کار به سادگی راه اندازی یک خط تلفن سنتی است. در این روش در فضای فیزیکی نیز میتوان صرفه جویی شود چراکه ترمینال به جای مشتری در محل اپراتور قرار دارد.
نگهداری خارجی
با ترمینال مستقر در محل اپراتور، مشتریان فاقد تجهیزات لازم برای اداره یا نگهداری داخلی هستند، بنابراین کارکنان آنها به مهارت‌های ویژه نیاز ندارند. این در مقایسه با سیستم PBX / PABX یا IP PBX هزینه کمتری دارد.
انعطاف پذیری
سیستم تلفنی سانترال توانایی انطباق با نیازهای متغیر مشتری خود را دارد مانند اضافه کردن یا برداشتن خطوط تلفن، افتتاح دفاتر جدید، شماره‌های بین المللی و غیره.
انعطاف پذیری محل
از روش سانترال میتوان برای یک ساختمان واحد یا مکان‌های متفاوت قرار داد. در حالت دوم یک شبکه خصوصی مجازی (VPN) نصب خواهد شد تا چندین مکان را بهم پیوند دهد. به این ترتیب، همگرایی تلفن همراه ثابت به کاربران امکان می‌دهد تا در هر مکانی از جمله در دفتر، از خانه یا هنگام مسافرت به فعالیت خود ادامه دهند.
صورتحساب ساده با قیمت‌های رقابتی
در سانترال مشاغل به دلیل برنامه‌های نرخ ثابت، از دید بهتری نسبت به صورتحساب تلفن خود بهره‌مند می‌شوند. از مشتری‌ها به صورت ماهیانه براساس تعداد خطوط تلفنی‌شان صورتحساب می‌گیرند به این صورت که هرچه تعداد خطوط بیشتر باشد، به ازای هر خط نرخ کمتری برایشان لحاظ میشود. این قیمت گذاری شامل تماس‌های داخلی و اغلب ملی یا بین المللی است.
ارتباطات واحد
IPسانترال با کاهش هزینه و قرار دادن ابزارهای ارتباطی جدید (پیام رسانی فوری بین همکاران، کنفرانس ویدیویی، اشتراک صفحه و غیره) امکان تعویض به یک سیستم ارتباطی واحد را از طریق یک رابط امکان پذیر می سازد. ارتباطات یکپارچه تحرک و انعطاف پذیری تیم را تقویت می‌کند. با استفاده از یک راه حل سانترال امکان کار از راه دور باعث بهبود بهره‌وری تیم میشود.
معایب:
هزینه‌های خاصی تحت پوشش قرار نمی‌گیرد
در حالی که راه‌اندازی سیستم سانترال از PBX / PABX یا IP PBX مقرون به صرفه تر است، اما همچنان برای بهره‌مندی از تمام امکانات آن به مشتریانی نیاز دارد که از تجهیزات کافی برخوردار باشد.
ویژگی‌های محدود شده توسط اپراتور
راه‌حل‌های فنی ارائه شده توسط پلتفرم IP سانترال به اندازه PBX داخلی انعطاف پذیر نیست، بخصوص اگر شرکت شما نیازهای خاصی داشته باشد. با توجه به خارجی بودن، ویژگی‌های موجود در دسترس شما به ویژگی های توسعه یافته توسط اپراتور بستگی دارد. بنابراین لازم است قبل از راه‌اندازی آگاه باشید که این اپراتور چه ویژگی‌هایی ارائه می‌دهد زیرا به محض انتخاب و راه اندازی سانترال، دیگر فرصتی برای توسعه ویژگی‌های جدید در داخل نخواهید داشت.
قابلیت‌های قدرتمند اینترنت مورد نیاز است
برای بهره مندی کامل از مزایای سیستم تلفنی IP متمرکز، داشتن یک اینترنت پرسرعت برای دستیابی به ارتباطات صوتی و داده‌ای بهینه با حداقل امکان قطعی ضروری است. شبکه محلی این شرکت باید برای پشتیبانی از تلفن IP فعال باشد. درنتیجه بسته به اندازه و پیچیدگی شبکه، ممکن است قبل از اجرای سرویس IP سانترال، ممیزی لازم باشد. علاوه بر این، هر عمل (تماس، انتقال، گوش دادن به پیام صوتی و غیره) یک کانال داده صوتی را مصرف می‌کند. این امر باعث ایجاد پهنای باند بیش از حد خواهد شد.
