سیستم های Voice over Internet Protocol (VoIP) سیستم های تلفن ابری هستند که به شما امکان می‌دهند یک یا چند شماره را با استفاده از اتصال به اینترنت مدیریت کنید. برای برقراری و دریافت تماس در سیستم‌های VoIP، تنها کاری که کاربران باید انجام دهند این است که یک برنامه را در دستگاه تلفن همراه، تبلت یا رایانه خود باز کنند. می‌توانید از هر دستگاهی که راحت‌تر است استفاده کنید و در هر جایی که سرویس اینترنت دارید متصل بمانید. در اینجا به منظور آشنایی بیشتر با ویپ برای شرکت های بازرگانی لازم است ادامه مطلب را بررسی کنید.
نکات موثر در بررسی عملکرد ویپ برای شرکت های بازرگانی
در حقیقت در بررسی عملکرد ویپ برای شرکت های بازرگانی باید بدانید که هنگامی که این سیستم به عنوان سیستم تلفن تجاری استفاده می‌شود، فناوری VoIP به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا به طور یکپارچه از راه دور کار کنند. همه خطوط تلفن تیم شما به لطف وب به هم متصل هستند. به علاوه، عملکرد بیشتری نسبت به تلفن رومیزی معمولی خود خواهید داشت. از پیام های متنی گرفته تا ادغام برنامه های تجاری، ویژگی های VoIP می‌توانند به راحتی همه عملیات شما را ساده‌تر کنند.
- سیستم های VoIP در مقابل سیستم‌های PBX داخلی
سیستم‌های تلفن سنتی، که به‌عنوان سیستم‌های تبادل شعبه خصوصی در محل شناخته می‌شوند، از شما می‌خواهند که سخت‌افزار حجیم را در یک دفتر مرکزی ذخیره کنید. اگر یک تیم از راه دور دارید، این گزینه در حال حاضر وجود ندارد و اگر تیم شما در یک دفتر مرکزی کار می‌کند، هزینه بالای سخت افزار (و اغلب یک تیم فناوری اطلاعات) می‌تواند شما را به فکر وادار کند. سیستم‌های VoIP که گاهی اوقات به عنوان PBX مجازی شناخته می‌شوند، مقیاس‌پذیری بسیار بیشتری را ارائه می‌دهند. شما حتی نیازی به تهیه دستگاه ندارید. برنامه‌های تلفن همراه VoIP معمولاً با اکثر تلفن‌های هوشمند به روز شده سازگار هستند.
- تماس های سیستم VoIP در مقابل تماس های تلفن همراه
در حقیقت در بررسی عملکرد ویپ برای شرکت های بازرگانی باید بدانید که برخی از کسب و کار های کوچک قبلاً تلفن های همراه را جایگزین تلفن های ثابت کرده‌اند، اما استفاده از ویژگی های تماس داخلی در تلفن های همراه می‌تواند دارای اشکالاتی باشد. اگر تلفن های همراه تجاری برای تیم خود تهیه می‌کنید، هزینه اضافه کردن خطوط تلفن جدید همچنان می‌تواند پرهزینه باشد، لذا نمی‌توانید تمام تماس های دریافتی را به یک شماره تلفن مرکزی هدایت کنید تا چندین عضو از تیم به اشتراک بگذارند.
اگر کارمندان شما از تلفن های شخصی خود استفاده می‌کنند، ایجاد تعادل بین کار و زندگی می‌تواند دشوار باشد. اگر می‌خواهید تماس های شخصی دریافت کنید، راهی برای جلوگیری از ورود تماس های کاری در خارج از ساعات کاری وجود ندارد و بالعکس. با یک سرویس تلفن تجاری VoIP، می‌توانید یک شماره VoIP و یک شماره تلفن شخصی در همان دستگاه داشته باشید. هنگامی که در کار نیستید، می‌توانید تماس های تلفنی VoIP را بدون تأثیرگذاری بر تماس های شخصی خاموش کنید.
سوالاتی که باید هنگام انتخاب ویپ برای شرکت های بازرگانی بپرسید
در حقیقت در بررسی عملکرد ویپ برای شرکت های بازرگانی باید بدانید که انتخاب یک سرویس VoIP به سادگی کشیدن انگشت به چپ یا راست نیست. شما می‌توانید وقت و توجه بیشتری بگذارید و از ارائه دهندگان بالقوه خود سوالاتی بپرسید تا مطمئن شوید که سرویسی قابل اعتماد و مناسبی برای نیاز های شما پیدا کرده‌اند. این سوالات عبارتند از:
- نرم افزار شما با چه مرورگرها و سیستم عامل‌هایی سازگار است؟
- آیا قرارداد لازم است؟ اگر چنین است، شرایط چیست؟
- هزینه خدمات شما چقدر است؟ آیا هزینه های اضافی وجود دارد؟
- اضافه کردن شماره تلفن جدید چقدر هزینه دارد؟
- چگونه یک سیستم VoIP را با استفاده از سرویس خود راه‌اندازی می‌کنید؟
- آیا می‌توانید یک شماره موجود را روی آن پورت کنید؟
- آیا پشتیبانی مشتری را ارائه می‌دهید؟
بررسی چندین ویژگی سیستم تلفن VoIP که باید در نظر گرفته شود
چه ویژگی‌هایی را باید برای سیستم VoIP کسب و کار خود جستجو کنید؟ در حالی که هر تیم نیازهای متفاوتی دارد، این شش ویژگی می‌تواند به تیم شما کمک کند تا کارآمدتر عمل کند:
۱- شماره تلفن مشترک
داشتن دو شماره تلفن برای تماس با مشتریان واقعاً منطقی نیست و اگر فقط یک شماره تلفن تجاری ارائه دهید، برای یک تیم ناکارآمد است. بنابراین می‌توانید با سیستم ویپ برای شرکت های بازرگانی تجربه مشتری را یکپارچه کنید. برخی از موارد مورد استفاده برای شماره تلفن‌های مشترک عبارتند از:
- ایجاد یک تیم پشتیبانی مشتری از راه دور
- ایجاد یک خط تجاری مرکزی
- ارائه یک شماره تلفن برای هر بخش
۲- سیستم مراقب خودکار (IVR)
اعضای تیم شما کارهای بهتری نسبت به هدایت تماس‌ها به تیم های مناسب در طول روز دارند. درنتیجه اینجاست که یک مراقب خودکار می‌تواند وارد عمل شود و به بهبود فعالیت کاری شرکت بپردازد. در حقیقت این سیستم، علاوه بر ارائه تماس های صوتی واضح و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های ارتباطی شما، به شما انعطاف‌پذیری می‌دهد تا با استفاده از هر دستگاه متصل به اینترنت، یک کسب‌وکار کوچک را از هر کجا اداره کنید.
سیستم تلفن VoIP برای مشاغل کوچک
شما در مورد VoIP شنیده‌اید، اما ممکن است ۱۰۰٪ مطمئن نباشید که چگونه کار می‌کند. این سیستم مخفف Voice over Internet Protocol است، به این معنی که به جای استفاده از سیم های مسی سنتی برای برقراری و دریافت تماس های تلفنی، از اتصال اینترنت استفاده می‌کنید. فناوری VoIP سیگنال های صوتی آنالوگ را به بسته های دیجیتالی تبدیل می‌کند تا بتواند اطلاعات صوتی دیجیتالی را از طریق یک شبکه پروتکل اینترنت (IP) ارسال کند.
در بررسی عملکرد ویپ برای شرکت های بازرگانی باید بدانید که ممکن است فکر کنید که سیستم های تلفن VoIP فقط برای شرکت های بزرگ قابل دسترسی است. این ممکن است زمانی درست باشد، اما اکنون برای هر اندازه ای از کسب و کار مقرون به صرفه است. در واقع، این سیستم می‌تواند از نظر راه‌اندازی اولیه، هزینه های مداوم و تماس های تلفنی در هزینه شما صرفه جویی کند. همچنین ویژگی های پیشرفته‌تری نسبت به سیستم تلفن سنتی دریافت خواهید کرد.
VoIP معمولاً بخشی از یک پلتفرم UCaaS (ارتباطات یکپارچه به عنوان سرویس) است که سایر ابزا رهای ارتباطی مانند پیام های متنی، ویدئو کنفرانس و غیره را در یک پلتفرم مناسب ارائه می‌دهد. این سرویس یکپارچه به ساده کردن ارتباطات تجاری شما و بهبود کارایی کلی تیم شما کمک می‌کند. فقط اطمینان حاصل کنید که فروشنده‌ای را انتخاب می‌کنید که زمان آپدیت بالا، کیفیت تماس خوب و امنیت بالا را ارائه می‌دهد.
مزایای سیستم VoIP برای کسب و کار شما
VoIP مزایای زیادی برای یک کسب و کار کوچک دارد. تماس‌های واضح‌تر، توانایی مدیریت تمام ارتباطات خود از یک مکان، گزینه میزبانی شده در فضای ابری و موارد دیگر. بیایید نگاهی دقیق‌تر به چهار مزیت اصلی بیندازیم:
- انعطاف پذیری و تحرک
- مقیاس پذیری
- کاهش هزینه ها
- بهبود همکاری
انعطاف پذیری و تحرک
در بررسی عملکرد ویپ برای شرکت های بازرگانی باید بدانید که سیستم تلفن VoIP دارای انعطاف‌پذیری بالایی است. به همین جهت می‌توانید کسب و کار خود را از هر جایی که انتخاب می‌کنید اداره کنید. همه کارمندان می‌توانند از هر کجا و در هر دستگاهی به سیستم دسترسی داشته باشند. می‌توانید یک شماره تلفن کسب‌وکار دریافت کنید که می‌توانید از همه مکان‌ها و دستگاه‌ها به آن دسترسی داشته باشید. برای مثال، وقتی در دفتر نیستید، می‌توان تماس‌ها را از تلفن میز اداری به تلفن همراهتان به‌طور یکپارچه هدایت کرد. سیستم تلفن VoIP برای مشاغلی با کارمندانی که همیشه در یک مکان نمی‌مانند ایده آل است. تا زمانی که آنها به اینترنت متصل هستند، بدون مشکل می‌توانید به آنها دسترسی پیدا کنید.
مقیاس پذیری
فقط به این دلیل که کسب و کار شما در حال حاضر کوچک است، به این معنی نیست که به همین شکل باقی خواهد ماند، در حقیقت استفاده از VoIP شما را با شروعی بزرگ برای رشد در این حوزه تحت پوشش قرار می‌دهد. امکان دسترسی به آن از هر نقطه به این معنی است که شما می‌توانید از هر جایی به انجام فعالیت و حرفه خود بپردازید تا به موفقیت دست پیدا کنید.
با یک سیستم VoIP کسب و کار کوچک، به راحتی می‌توانید شعبه های جدیدی را در سایر نقاط جهان راه‌اندازی کنید یا کارگران راه دور بیشتری را استخدام کنید. مدل پرداخت اشتراکی آن به شما امکان می‌دهد در زمان نیاز به افزایش مقیاس، کاربران بیشتری اضافه کنید، خواه صرفاً برای رسیدگی به دوره های پرمشغله باشد، یا به صورت دائمی با گسترش کسب و کار. نیازی به نصب سیم کشی اضافی نیست و کارمندان از راه دور حتی به فضای اداری هم نیاز ندارند! و سیستم های ارتباطی یکپارچه به شما امکان می‌دهند سیستم های ادغام‌ی را برای ایجاد فعالیت حرفه ای خود اضافه کنید.
کاهش هزینه ها
در بررسی عملکرد ویپ برای شرکت های بازرگانی باید بدانید که پس انداز پول یک امتیاز واقعی برای مشاغل کوچک‌تر است. با VoIP کاملا مبتنی بر ابر، نیازی به نصب و نگهداری سرورها توسط خودتان نیست. در عوض، همه اینها توسط ارائه‌دهنده VoIP شما خارج از سایت انجام می‌شود. در مورد سخت‌افزار، اگر دفتر فیزیکی دارید، می‌توانید روی تلفن های رومیزی VoIP سرمایه‌گذاری کنید، اما همچنین می‌توانید به کارمندان اجازه دهید از دستگاه های خود استفاده کنند. تنها کاری که آنها واقعاً باید انجام دهند این است که برنامه VoIP را که شرکت شما از آن استفاده می‌کند را به خوبی نصب کنند.
قبل از خدافظی
عملکرد ویپ برای شرکت های بازرگانی باعث می‌شود هم هزینه پیش پرداخت برای سخت‌افزار سیستم خود و هم هزینه مداوم برای تعمیر و نگهداری سیستم خود را از بین ببرید.
