چگونه ایمیل سرورشرکت خود را راه‌اندازی کنیم؟
در قرن ۲۱ از ایمیل‌ها به عنوان ابزار ارتباطی موثر برای استفاده شخصی و شرکتی استفاده میشود. ایمیل تجاری هنوز هم نقش اصلی را در ایجاد ارتباطات و افزایش نرخ تبدیل دارد. همچنین بخش مهمی از کمپین‌های بازاریابی شرکت‌ها از طریق ایمیل راه‌اندازی و اجرا میشود.
با رونق گرفتن اقتصاد دیجیتال، تصور اینکه یک شرکت موفق آدرس ایمیل حرفه‌ای نداشته باشد دشوار است.
ایمیل سرور یا Email Hosting چیست؟
به طور خلاصه ایمیل سرور به خدمات اجاره‌ای گفته میشود که در آن سرورها توسط مشاغل برای راه‌اندازی ایمیل‌هایشان اجاره داده خواهند شد. بنابراین اگر نام دامنه‌ای دارید و میخواهید آن را در آدرس ایمیل خود وارد کنید، به یک سرور نیاز پیدا خواهید کرد و به جای @yahoo.com یا @gmail.com معمولی، میتوانید آن را براساس دامنه یا نام تجاری خود شخصی سازی کنید.
فراتر از توانایی شخصی سازی آدرس‌های ایمیل، استفاده از یک خدمات ایمیل سرور قوی نیز نوید بهبود کارایی و قابلیت اطمینان سیستم آنلاین شما را می‌دهد.
چرا راه اندازی ایمیل سرور ضروری است؟
مهم نیست که شما یک وبلاگ نویس باشید یا یک کسب و کار خاص را اداره کنید، داشتن یک ایمیل حرفه‌ای شما را از رقبای خود متمایز می‌کند. اگر وبلاگ یا وب سایتی ایجاد می‌کنید و میخواهید از شبکه برای ایجاد یک تصویر تجاری قوی و ایجاد شهرت آنلاین استفاده کنید، داشتن یک آدرس ایمیل شخصی به شما کمک می‌کند تا این امر مهم را به انجام برسانید. همین حقیقت هنگام تأسیس برند شخصی یا شرکت‌تان نیز صدق می‌کند. یک اکانت ایمیل سفارشی به اعتبار شما قوت می‌بخشد و نشان می‌دهد که در کسب و کار خود حرفه‌ای عمل می‌کنید.
اگر از یک آدرس ایمیل عمومی استفاده کنید، مانند یک مبتدی به نظر می‌رسید. برای یک تجارت رسمی و حرفه‌ای داشتن یک ایمیل سرور سفارشی الزامیست. پس بهتر است از خودتان بپرسید که آیا وقت آن نرسیده است که ایمیل تجاری خود را داشته باشید و نشان دهید که اهل فن هستید و در کارتان جدی رفتار می‌کنید؟
با راه‌اندازی ایمیل هویت خود را در دنیای رقابتی امروزه تثبیت کنید و با نشان دادن یک ایمیل حرفه‌ای منحصر به فرد و قابل شناسایی، ورق را به نفع خود برگردانید.
هنگام انتخاب سایت ایمیل سرور به چه مواردی باید دقت کرد؟
با وجود گزینه‌های بسیار زیادی که برای سایت‌های ایمیل سرور در بازار وجود دارد، تصمیم گیری و انتخاب نهایی تاحدی مشکل به نظر میرسد. به همین دلیل ما چند فاکتور مهم و اساسی را برایتان گرداوری کرده‌ایم که شما را در تصمیم گیری راحت‌تر یاری می‌دهند. برخی از این فاکتورها عبارتند از:
- قیمت: سایت ارائه دهنده‌ای را انتخاب کنید که نرخ مقرون به صرفه‌ای داشته باشد اما مواظب باشید کیفیت سرویس میزبانی به خطر نیفتد و کیفیت فدای قیمت نشود.
- سهولت استفاده: یک پلتفرم بصری که کار با آن راحت باشد برای ایجاد یک آدرس ایمیل سفارشی و مدیریت ایمیل‌ها امری ضروری است.
- ذخیره سازی: به این نکته توجه داشته باشید که چند گیگابایت ایمیل میتواند در صندوق ورودی شما ذخیره شود. در واقع هرچه حجم فضای ذخیره سازی بزرگتر باشد بهتر خواهد بود. اگرچه برای مشاغل کوچک، داشتن فضای ذخیره سازی بزرگ همیشه اجباری نیست.
- امنیت: سایت‌های ارائه دهنده سرور برای اطمینان از محافظت از داده‌ها، باید زیرساخت‌های ایمنی داشته باشند. علاوه بر این، باید از فیشینگ و ویروس‌ها محافظت کند.
- پشتیبانی مشتری: اطمینان حاصل کنید که سایت میزبان پشتیبانی مشتری را به صورت شبانه روزی انجام می‌دهد و هر زمان به مشکل خوردید در اسرع وقت حاضر شود و به کمک شما بیاید.
آنچه برای راه اندازی ایمیل سرور شخصی نیاز دارید
- یک رایانه جداگانه با ظرفیت هارد دیسک مناسب که به عنوان ایمیل سرور عمل می‌کند
- نام دامنه برای سرور ایمیل که برای تنظیم آدرس‌های ایمیل از آن استفاده خواهید کرد
- قابلیت اتصال به اینترنت پرسرعت
- یک سیستم عامل مانند ویندوز یا لینوکس برای اجرای سرور
- برنامه‌های نرم افزاری مانند MailEnable که می‌توانند از ایمیل‌ها در برابر آنتی ویروس و فیلتر اسپم محافظت کنند
- سیستمی برای ساده سازی فرآیند نصب
راه اندازی ایمیل سرور به چه صورت است ؟
- نام دامنه خوب شرکت را ایمن کنید
یافتن نام دامنه‌ی مناسب به آسانی آنچه فکر می کنید نیست. روش‌های مختلفی برای پیدا کردن نام وجود دارد. استفاده از یک ابزار تحقیقاتی آنلاین و مناسب برای نام دامنه میتواند به صرفه جویی در وقت و هزینه کمک کند. - در مورد امکانات ایمیل سرور تصمیم بگیرید
دامنه به خودی خود فقط یک آدرس است و کاری از پیش نمی برد. برای اینکه افراد بتوانند از طریق آن دامنه ایمیل ارسال و دریافت کنند، باید یک سرور ایمیل با یک سیستم فایلی داشته باشند که از طریق DNS به آن دامنه مرتبط باشد. در اینجا کمی مسئله پیچیده میشود زیرا هزاران هزار گزینه مختلف وجود دارد که خدماتی متفاوت با نرخ و هزینه‌های مختلف ارائه می‌دهند. اما باید دو نکته را همیشه مدنظر داشته باشید: ایمیل سرور مستقل باشد و وبسایت ایمل سرور بسته باشد. - برخی سوالات اساسی را از خود بپرسید
پاسخ به برخی سوالات به شما در تاسیس ایمیل سروری که مناسب شما باشد کمک شایانی خواهد کرد. برخی از این سوالات را در زیر برایتان آورده‌ایم.
چه میزان ایمیل ارسال خواهید کرد؟ به یاد داشته باشید که هر ایمیل ارسال شده از طریق دامنه باید از طریق ایمیل سرور شما ارسال شود. این بدان معناست که به منابع نیاز خواهید داشت
اندازه‌ی پیوست‌هایتان باید چقدر باشد؟ برخی از اکانت‌های ایمیل برای ایمیل‌های بزرگ مناسب نیستند، بنابراین اگر مشتریان و همکاران شما نیاز به ارسال گزارشات و اسناد حاوی تصاویر و ویدئو نیاز دارند، باید اطمینان حاصل کنید که ایمیل سرور شما به راحتی اجازه‌ی ارسال و دریافت آنها را می‌دهد.
چند وقت یکبار به حساب‌های ایمیل‌تان دسترسی پیدا خواهید کرد؟ زمانی که افراد برای شما ایمیل ارسال می‌کنند، در سرور نامه ایجاد میشود. هرچه مدت بیشتری طول بکشد، فضای ذخیره سازی بیشتر میشود. در نهایت، ممکن است به محدودیت‌های حساب برسید و ایمیل‌های جدید رد شوند.
آیا به Webmail نیاز دارید یا از سرویس گیرنده ایمیل استفاده خواهید کرد؟ آیا قصد دارید از مواردی مانند Microsoft Outlook یا Thunderbird برای دریافت ایمیل در رایانه خود استفاده کنید یا برای دسترسی آنلاین به آنها به رابط Webmail نیاز دارید؟ همه سرویس‌های ایمیل سرور رابط‌های ایمیل آنلاین مناسب و معقولی ارائه نمی‌دهند. - تنظیم و راه اندازی
به طور کلی، برای اتصال سرویس گیرنده ایمیل به سرور نامه خود فقط به دو مورد نیاز دارید: - آدرس ایمیل
- رمز عبور
اگر خودتان سرور خود را مدیریت می‌کنید، ابتدا باید این آدرس‌های ایمیل را در سرور ایجاد کنید. غالباً با داشتن VPS با کیفیت یا برنامه‌های میزبانی اختصاصی، به پنل مدیریتی مانند cPanel دسترسی پیدا می‌کنید که حساب‌های ایمیل را سریع و بدون دردسر ایجاد می‌کند.
نرم افزار جدیدتر سرویس گیرنده ایمیل میتواند آدرس ایمیل شما را درست کند بدون اینکه شما مجبور باشید URLهای سرور ورودی و خروجی را ارائه دهید. زمانی که سرویس گیرنده ایمیل شما آدرس سرورهای SMTP یا POP3 را درخواست کرد، نرم افزار را بروزرسانی کنید.
اگر به روزرسانی امکان پذیر نباشد، باید آدرس سرورهای SMTP و POP3 خود را به سرویس گیرنده ایمیل ارائه دهید یا میتوانید این مورد را از سرویس پشتیبانی خود دریافت کنید و یا در همان مکانی که حساب‌های ایمیل ایجاد کرده‌اید به دنبال این اطلاعات باشید.
ایمیل سرور پولی یا ایمیل سرور رایگان
شاید تنها مزیت ایمیل رایگان، رایگان بودن آن باشد و فرصتی برای صرفه جویی در اختیار شما قرار دهد. فارغ از اینها ایمیل رایگان اشکالات زیادی دارد.
بدیهی است که ارائه دهندگان خدمات ایمیل سرور پولی در مقایسه با همتایان رایگان خود عملکردی بهتر و پیشرفته‌تر دارند. با ایمیل پولی، میتوانید یک آدرس ایمیل سفارشی دریافت کنید که نام تجاری شما را منعکس کند که بخشی مهم در استراتژی نام تجاری شما خواهد بود. همچنین ایمیل سرور پولی از امنیت بیشتری برخوردار است که میتواند خیال شما را راحت کند. به علاوه آنها معمولاً پیشرفته‌ترین ویژگی‌های امنیتی را برای محافظت در برابر ویروس‌ها در میان سایر تهدیدات خارجی ارائه می دهند.
راه اندازی ایمیل سرور با کمک رایان پشتیبان
یک راه آسان و عالی برای راه اندازی ایمیل سرور، استخدام یک متخصص IT برای انجام این کار است. شرکت رایان پشتیبان با داشتن کادری مجرب و متخصص در زمینه‌ی IT و علوم کامپیوتر در هر زمان آماده‌ی خدمت رسانی به شماست.
کادر فنی شرکت خدماتی رایان پشتیبان از تخصصی‌ترین و بروزترین تجهیزات برای خدمات فناوری اطلاعات شما استفاده می‌کنند تا در کوتاه‌ترین زمان و با بالاترین کیفیت کارهای شما را پیش ببرند. زمانی که از تیم رایان پشتیبان برای دریافت خدمات کمک میگیرید، این تیم خود را موظف میداند تا در هر زمان که به شمکل خوردید مجددا بر سر کار حاضر شود و اشکالات بوجود آمده را حل و فصل نماید.
